Ouders begrijpen om begrepen te worden

Als leerkracht, intern begeleider en adjunct-directeur heb ik veel oudergesprekken gevoerd. Daar zaten er een aantal bij die mijn hart sneller lieten slaan, omdat ik een lastige boodschap te brengen had of omdat er een kritische ouder aan de telefoon hing. Probeer dan maar eens je kalmte te bewaren, om uiteindelijk het gesprek tot een goed einde te brengen.

Hoe anders was dat wanneer mijn collega met ouders in gesprek ging. Zelfs de meest boze ouder wist zij aan het eind van het gesprek tevreden naar huis te sturen. Zonder daarbij klakkeloos aan al hun eisen of wensen te voldoen. De intense spanning die ik bij mezelf constateerde, wanneer er een boze ouder op kantoor stond, was bij haar nergens te bekennen. Op de vraag wat haar geheim van het voeren van gesprekken was, antwoordde zij steevast: ‘Ik wil eerst begrijpen, om daarna begrepen te worden.’ Hoe doe je dat eigenlijk, eerst begrijpen? Dat klinkt toch een stuk makkelijker dan het is. En hoe kun je als directielid je team daarbij begeleiden?

Eerst begrijpen …
Wie ooit een leiderschaps- of managementtraining heeft gevolgd, komt vroeg of laat het boek ‘De zeven eigenschappen van effectief leiderschap’ van Covey (2010) tegen en zal ‘eerst begrijpen, dan begrepen worden’ herkennen als een van de zeven eigenschappen. In zijn boek beschrijft Covey (2010) dat ‘de ander begrijpen’ cruciaal is om op een effectieve manier te communiceren. Het begrijpen zorgt ervoor dat de ander zich erkent voelt en dat schept vertrouwen. Vertrouwen dat nodig is om ervoor te zorgen dat jij ook begrepen wordt. Toch kiezen wij er in gesprekken vaak voor om eerst begrepen te worden. Sterker nog, het eerst begrijpen wordt meestal helemaal vergeten.

De ander begrijpen wordt bemoeilijkt, doordat we geneigd zijn te reageren vanuit het eigen perspectief

Op zich is dat niet vreemd. Wanneer we met ouders in gesprek gaan, willen we nou eenmaal graag onze standpunten, zorgen en/of wensen ten aanzien van de ontwikkeling van een kind duidelijk maken. We houden ons betoog, zetten uiteen waarom een bepaalde aanpak voor een leerling belangrijk is en verwachten dat een ouder het daar alleen maar mee eens kan zijn. We willen tenslotte allemaal het beste voor het kind. Toch kom je in die gesprekken ook ouders tegen, die het niet met je eens zijn. Maar in de poging hen te overtuigen wat het beste voor hun kind is, komen we geen stap verder. We worden namelijk beiden niet begrepen.

Empathisch luisteren
Om de ander echt te kunnen begrijpen, is het belangrijk goed te luisteren naar wat diegene zegt, waarbij je niet alleen luistert naar de inhoud, maar ook observeert hoe de ander zich voelt en dit benoemt. Door op de waargenomen emoties te anticiperen, neem je de spanning bij je gesprekspartner weg en ontstaat er ruimte voor vertrouwen bij die ander. Dit wordt ook wel empathisch luisteren (Covey & Walsmit, 2011) of actief luisteren (Märtin & Ottevanger, 2012) genoemd. Empathisch luisteren moet niet verward worden met het ‘met aandacht’ luisteren. Dat laatste is een vorm van luisteren waarbij je technieken als samenvatten, doorvragen en checken gebruikt, zodat je het verhaal inhoudelijk begrijpt. Het lastige van empathisch luisteren is echter, zo stelt Covey (2010), dat het hier niet om een techniek, maar om gedrag gaat. Door vertrouwen en openheid uit te stralen, zorg je dat je in staat bent die ander volledig te begrijpen. Toch kan het ontwikkelen van gesprekstechnieken, zoals samenvatten of doorvragen, geen kwaad. Zo hoef je niet meer na te denken over hoe je een gesprek voert en kan alle aandacht gaan naar het observeren van gezichtsexpressie en lichaamstaal.

Tip 1
Oefen regelmatig de verschillende technieken in de gesprekken die je voert. Geef dit van tevoren aan, zodat de ander je feedback kan geven.

Elk perspectief is waar
De ander begrijpen wordt verder bemoeilijkt, doordat we geneigd zijn te reageren vanuit het eigen perspectief. We oordelen en adviseren vanuit eigen ervaringen, zonder rekening te houden met het perspectief van de ander. In het artikel ‘7 things great listeners do differently’, constateert Brudner (2020) dat goede luisteraars zich bewust zijn van de verschillende perspectieven en elk perspectief beoordelen als waarheid. Dit betekent echter niet dat goede luisteraars het automatisch met de ander eens zijn, maar dat zij het de moeite waard vinden om het andere perspectief te onderzoeken en deze in overweging te nemen. In gesprekken met ouders kunnen beide perspectieven op het kind van elkaar verschillen. Zij kennen hun kind vanuit het thuisperspectief, wij vanuit het schoolperspectief. En dat is niet altijd hetzelfde. Om niet in een welles-nietes-spelletje te belanden, is het raadzaam om nieuwsgierig te zijn naar het perspectief van de ouders, te zoeken naar overeenkomsten en van daaruit een gezamenlijk doel vast te stellen.

Tip 2
Om het perspectief van de ouder te begrijpen, hoef je overigens niet te wachten tot het eerstvolgende gesprek. Smalltalk is een uitstekende manier om met ouders te verbinden en hen beter te begrijpen. Door vooraf in de relatie met ouders te investeren, kun je mogelijke problemen al eerder de kop in drukken.

Geef als directeur zelf het goede voorbeeld met betrekking tot oudercommunicatie

… dan begrepen worden
De ander begrijpen is geen eenvoudige taak. Stel vragen waardoor het perspectief van je gesprekspartner helder wordt. Hierdoor kijk je als het ware door de ogen van de ander en laat je je oordeel makkelijker los.

Als je de ander begrijpt, ontstaat er ruimte om begrepen te worden. Hierbij helpt het om je boodschap concreet en krachtig te brengen. Wees duidelijk in wat kan en niet kan. Gebruik positieve taal, maar verzacht niet wanneer je een moeilijke boodschap hebt. Zowel de ouder als jij hebben er niets aan als je je ernstige boodschap brengt alsof het allemaal wel meevalt. Hierdoor ontstaat er verwarring die je later weer recht moet zetten. Het vertrouwen dat je hebt opgebouwd, wordt daarmee in een keer tenietgedaan.

Wanneer een bezorgde ouder in je klas staat, zal je automatisch de volgorde van ‘eerst begrijpen, dan begrepen worden’ toepassen. Wanneer je echter de ouders uitnodigt voor het gesprek, verwachten zij dat jij het gesprek begint. Om ervoor te zorgen dat je vanuit het principe ‘eerst begrijpen, dan begrepen worden’ het gesprek kunt voeren, geef je vooraf duidelijk het doel en de reden van het gesprek aan. Kijk goed naar de fysieke reacties en benoem ze. Vanaf dat moment kan het ‘eerst begrijpen’ beginnen.

Rol directie bij oudercommunicatie
Hoe kun je als directie je team bij oudercommunicatie ondersteunen?

1. Geef het goede voorbeeld
Een van de belangrijkste dingen die je als directielid kunt doen, en dit geldt niet alleen bij oudercommunicatie, is het goede voorbeeld geven. Dit betekent onder andere dat je in gesprekken met ouders, maar ook met teamleden, het ‘eerst begrijpen, dan begrepen worden’-principe toepast.
Zorg er verder voor dat je de ouders zo goed mogelijk leert kennen. Houd een praatje met ouders op ouderbijeenkomsten of begroet ze in de ochtend bij het naar binnen gaan. Hierdoor wordt de afstand tussen jou en de ouder kleiner en het vertrouwen groter.
En geef duidelijke grenzen aan. Er zijn ouders die er een sport van maken om te kijken hoever ze kunnen gaan om hun zin te krijgen. Tot en met het dreigen om naar een andere school te gaan. Ga hier niet in mee. Het aangeven van duidelijke grenzen naar ouders toe, zorgt voor vertrouwen bij je teamleden.

2. Sluit aan als erom gevraagd wordt en vraag naar verwachting
Krijg je het verzoek van leerkrachten om bij een gesprek aanwezig te zijn, geef hier dan altijd gehoor aan. Ook als je weet dat de leerkracht zelf prima in staat is om het gesprek te voeren. Vraag wel vooraf wat de leerkracht van je nodig heeft tijdens zo’n gesprek. Ben je slechts toehoorder, gespreksleider of gespreksvoerder?

3. Voer geen gesprekken zonder betrokkenen
Boze ouders hebben de neiging om bij problemen meteen naar de directie te gaan in plaats van naar de leerkracht. Waak ervoor om niet zelf het probleem op te lossen. Luister naar de ouder, benoem hun zorg, zodat ze kalmeren en maak een afspraak om met hen en de leerkracht het probleem samen op te lossen. Neem de rol van gespreksleider aan en stel vragen waardoor beide partijen elkaar beter gaan begrijpen.

4. Maak afspraken met elkaar over de vorm van communicatie
Een collega-directeur vertelde dat hij via een tweetbericht de ouders liet weten dat de sportdag niet doorging. De ene na de andere boze tweet volgde. Niet de reclame die je voor je school wenst. Een andere directeur liet via een mailbericht weten dat hij, ondanks de naderende sneeuw, de kinderen de volgende ochtend op tijd op school verwachtte. Of de ouders deze avond dus al maatregelen wilden treffen. Zo’n mail spreekt weinig vertrouwen in ouders uit.

Het nadeel van geschreven taal is dat ieder de boodschap anders kan opvatten. Ben je bewust van de voor- en nadelen van elke vorm van communicatie en maak daar afspraken over. Bij welke berichten kan er een mail uit, wanneer bel je de ouder op of spreek je ze liever persoonlijk? Leg deze afspraken vast, zodat iedereen hiervan op de hoogte is.

5. Volg met je team een communicatietraining gericht op het luisteren
Goed communiceren is lastig, maar is te leren. Wil je met je team uitblinken in sterke oudercommunicatie, volg dan eens een communicatietraining met je team. En het liefst een training waar de nadruk niet op het spreken, maar op het empathisch luisteren ligt.

Geef het goede voorbeeld
Om effectief te communiceren met ouders is het van belang eerst te begrijpen om daarna begrepen te worden. Als directie kun je je team ondersteunen door het goede voorbeeld te geven, aan te sluiten bij gesprekken als dat nodig is en communicatieafspraken te maken.

Literatuurlijst

• Covey, S. R., & Walsmit, V. (2011). De zeven eigenschappen van effectief leiderschap. Business Contact.
• Emma Brudner. (2020). 7 things great listeners do differently. https://www.inc.com/emma-brudner/7-things-great-listeners-do-differently.html
• Märtin, D., & Ottevanger, I. B. (2012). Communiceren kun je leren: Basisvaardigheden voor communicatie. Thema.

Mediatips

• Adam Bryant & Kevin Sharer. (2021, april). Are you really listening? https://hbr.org/2021/03/are-you-really-listening
• D’Ansembourg, T., & Elst, A. van der. (2019). Stop met aardig zijn. Ten Have.
• Ted Talks Daily & Julia Dhar. (2021). How to have constructive conversations (Nr. 17-03–2021). https://open.spotify.com/episode/6p0Qf2VbaIVlw1w8L2uS9w?si=pnQoV3bkSRS7FRs9cqFGtg&nd=1

Inloggen

Ouders begrijpen om begrepen te worden

Gerelateerde artikelen

Kinderen en ouders in ontwikkeling

Levensvaardigheden van ouders

Zoek naar educatief partnerschap